Actividad. Blog digital

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO - ENES MORELIA

Licenciatura en Administración de Archivos y Gestión Documental

Nombre del alumno: Asdrubal Martinez Hernandez

Matrícula: 42415928-5

Nombre del profesor(a): Magali Zavala García

Asignatura: Identificación y organización de archivos históricos

Sección: Unidad 4 - Actividad 1

 La legislación archivística como fundamento jurídico.

 La legislación archivística: El fundamento jurídico del patrimonio documental

Para poder llevar a cabo un verdadero trabajo de organización de archivos, es imprescindible contar con una base legal. Es decir, que las instituciones, tanto públicas como privadas, estén sujetas a un marco legal que les obliga a conservar, clasificar y poner a disposición de las personas sus documentos. En otras palabras, es la base legal que permite establecer un marco legal que garantiza la existencia de nuestra memoria histórica. Sin ella, esta memoria quedará borrada o dependerá de los gobiernos de turno.

En el caso de México y Latinoamérica, las leyes de archivos (Ley General de Archivos en nuestro país) se han planteado con tres objetivos básicos:

1. Transparencia y rendición de cuentas: Que los ciudadanos puedan controlar el gobierno gracias a la existencia de una fuente documental confiable.
2. Protección del patrimonio documental: Para evitar que se destruyan de forma indiscriminada nuestros expedientes históricos y fondos antiguos. También para evitar su tráfico ilegal.
3. Sistematicidad institucional: Se establece la obligatoriedad de contar con Sistemas Institucionales de Archivos (SIA). De esta forma se garantiza que los documentos sigan su ciclo vital.

Por otro lado, cabe destacar que esta legislación es la garantía de que la información pasa a ser patrimonio.

Gestión documental: De los procesos operativos a las normas ISO y MoReq

Si la legislación es el "qué se debe hacer" la gestión documental es el "cómo lograrlo en el día a día". Los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, consulta, conservación y disposición final de los documentos deben ser estandarizados para garantizar una eficiente gestión de un archivo. En este sentido, la archivística moderna cuenta con la ayuda de los estándares de calidad internacionales.

En la construcción de un sistema de gestión documental de alto nivel debemos conocer tres marcos normativos fundamentales.

• ISO 15489 (Gestión de documentos). Es la norma madre a nivel global. Define las pautas generales de gestión de documentos (archivísticos) de manera que sean auténticos, confiables, integrales y disponibles. Nos muestra que la gestión de documentos comienza en el momento de diseño de un formato o apertura de un expediente.
• Serie ISO 30300 (Sistemas de gestión para documentos - MGD). Es un paso adelante en la integración con la alta dirección organizativa. Relaciona los procesos archivísticos con la política estratégica de la institución. Nos muestra cómo un buen archivo supone una reducción de riesgos legales, optimización de costos y mejora de los procesos de toma de decisiones.
• MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records). Es la guía técnica por excelencia para el mundo digital. Define los requisitos funcionales que debe cumplir cualquier software/sistema de gestión de expedientes electrónicos. Garantiza trazabilidad, control de acceso y preservación digital a largo plazo.

De esta manera se logra articular las normas ISO con los modelos MoReq, así se consigue un orden operativo y validez legal en la migración de los archivos físicos a entornos virtuales.

Descripción archivística y el universo normativo (ICA y regionales)

En este punto llegamos a lo más importante de la actividad archivística histórica. Como dijimos antes, si no describen su archivo, es prácticamente invisible. Los instrumentos de consulta son las guías, inventarios y catálogos. En ellos se describe para que los investigadores puedan encontrar la información. Es decir, se busca que la ciudadanía pueda navegar por el archivo y encontrar la información buscada. Pero sin perder el contexto de procedencia.

Para que esto no quede en un caos (en el que todo el mundo hace lo que quiere y define sus propios términos), hay distintos estándares que ha desarrollado el Consejo Internacional de Archivos (ICA) y las distintas comunidades normativas.

1. Las Normas Fundamentales del ICA son:

• ISAD(G) (Norma Internacional General de Descripción Archivística): Este es el estándar estrella. Está dividido en 7 áreas y 26 elementos. Tiene un modelo jerárquico de múltiples niveles (de lo general a lo particular). Por ejemplo: Fondo > Subfondo > Sección > Serie > Expediente > Unidad documental.
• ISAAR(CPF) (Norma Internacional sobre los Encabezamientos de Autoridad Archivísticos): Aquí se trata de la descripción de los sujetos productores (instituciones, personas o familia). Es decir, aquí separamos la parte que describe la entidad creadora del documento de la propia descripción del documento.
• ISDIAH (Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos): Describe las características físicas de los repositorios (archivos) que custodian nuestros acervos. También menciona los servicios y horarios.
• ISDF (Norma Internacional para la Descripción de Funciones): Describe de manera detallada las funciones y atribuciones que han dado lugar a las series documentales.

2. Metadatos y lenguajes de marcado (EAD, EAC-CPF, EAG)

Para que estos estándares en formato papel puedan operar en entornos web y de bases de datos interoperables, se han convertido en esquemas XML de metadatos:

• EAD (Encoded Archival Description). Es la estructura de codificación digital de los inventarios y guías (ISAD(G)).
• EAC-CPF (Encoded Archival Context - Corporate Bodies, Persons, and Families). Es el estándar XML de interoperabilidad de los registros de autoridad (ISAAR(CPF)).
• EAG (Encoded Archival Guide). Esquema de marcado de codificación de guías de instituciones (ISDIAH).

3. Adaptaciones nacionales y regionales

El principio de flexibilidad de los modelos archivísticos nos lleva a poder adaptarlos al contexto local. A partir de ello se han desarrollado importantes normas regionales (ARANOR -Aragón-, NOGADA -Galicia-, NODAC -Cataluña-), así como la NEDA (Norma Española de Descripción Archivística).

En definitiva, el manejo del entramado de normas descriptivas y sus metadatos digitales es lo que permite transformar un archivo histórico (un estante de cajas) en un nodo de conocimiento abierto al mundo.

Fuentes de consulta

• Congreso de los Estados Unidos Mexicanos. (2018, 15 de junio). Ley General de Archivos. Diario Oficial de la Federación (DOF), México.
• Cruz Mundet, J. R. (1996). Manual de archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez / Ediciones Pirámide.
• Intrnational Organization for Standardization [ISO]. (2016). Información y documentación — Gestión de documentos — Parte 1: Conceptos y principios (Norma ISO 15489-1:2016). ISO.
• DLM Forum. (2011). MoReq2010: Model Requirements for the Management of Electronic Records (Specification and Guidelines). DLM Forum / Comisión Europea.
• Consejo Internacional de Archivos [ICA]. (2000). ISAD(G): Norma internacional general de descripción archivística (2ª ed.). ICA.
• Consejo Internacional de Archivos [ICA]. (2004). ISAAR(CPF): Norma internacional sobre los encabezamientos de autoridad archivísticos relativos a entidades, personas y familias (2ª ed.). ICA.
• Consejo Internacional de Archivos [ICA]. (2008). ISDIAH: Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos. ICA.
• Heredia Herrera, A. (1991). Archivística general: teoría y práctica. Diputación Provincial de Sevilla.

ATT: "Por mi raza hablará el espíritu".